Se me ha planteado la duda de qué documentación debo conservar a efectos fiscales y legales. Hasta la fecha conservo documentación de los 10 últimos años entre la que se incluye facturas, correspondencia con bancos, cartas, documentación interna de departamento, etc. ¿Es necesario guardar todos esto

La presente consulta se la plantean a diario muchas empresas que se ven invadidas por una gran cantidad de documentos y libros de obligatoria llevanza que deben guardar en el limitado espacio que sus oficinas o despachos les permiten. A continuación, trataremos de arrojar un poco de luz sobre cuáles son las principales obligaciones relativas al mantenimiento de la diversa documentación de naturaleza fiscal y mercantil. Obligaciones fiscales Tanto la Ley General Tributaria como el Reglamento General de la Inspección de los Tributos establecen que la comprobación e investigación tributaria se realizará mediante el examen de toda la documentación que sea necesaria para la determinación del tributo. De esta forma, desde un punto de vista fiscal, toda la documentación que tenga trascendencia en la determinación del hecho imponible (declaraciones, libros obligatorios, rollos de caja, recibos, extractos bancarios, etc.) deberá conservarse durante el período de prescripción del derecho de la Administración para llevar a cabo la comprobación e investigación tributaria correspondiente. Este período es de cuatro años, contados a partir de la finalización del período voluntario de ingreso de la deuda correspondiente a cada impuesto o de la presentación de la declaración de que se trate. Por su parte, el Real Decreto de facturación establece que deberán conservarse copias de las facturas o documentos sustitutivos expedidos por las sociedades o por su cuenta durante el período de prescripción tributaria, si bien esta obligación podrá sustituirse por la utilización de películas microfilmadas o soportes magnéticos que contengan todos los datos de dichos documentos. Esta sustitución no resulta posible en relación con las facturas recibidas. Adicionalmente, la Ley del Impuesto sobre Sociedades establece, en caso de que existan bases imponibles negativas acreditadas o compensadas, la obligación de estar en disposición de acreditar mediante la contabilidad y los soportes documentales oportunos la procedencia y cuantía de las mismas, aunque se hubieran generado fuera del período de prescripción (el plazo de compensación de dichas bases actualmente es de quince años). En todo caso, y aunque no se desprende directamente de la normativa aplicable pero sí de diversas sentencias y resoluciones de nuestros Tribunales, resulta recomendable conservar las facturas originales acreditativas de la adquisición de activos hasta su baja definitiva, con el fin de justificar las amortizaciones practicadas y la documentación soporte de los ajustes que hayan podido realizarse en las declaraciones del Impuesto sobre Sociedades que puedan afectar a declaraciones futuras. Obligaciones mercantiles El Código de Comercio establece la obligación que tiene todo empresario o comerciante de llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad mercantil. Esta obligación se concreta en la llevanza y conservación de libros (i.e. diario, de inventarios y cuentas anuales, de actas y los derivados de cada tipo societario), así como de la correspondencia, documentación y justificantes (facturas, albaranes, rollos de caja, extractos bancarios, nóminas, etc.) concernientes a su negocio, debidamente ordenados, y por un plazo de seis años, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales. Aunque no se exige específicamente en la norma, parece lógico entender que la exigencia de conservación durante el mencionado plazo se extiende también a los libros o registros voluntarios (i.e. mayor y auxiliares), así como al resto de documentación soporte de la contabilidad de la empresa (facturas y albaranes, rollos de caja, extractos bancarios, etc.). Esta interpretación queda reforzada si se tiene en cuenta que la propia Ley General Tributaria establece la obligación de poner a disposición de la Inspección de los Tributos los libros (contabilidad principal y auxiliar) y la documentación (facturas, correspondencia, documentos, justificantes, etc.) relativa al hecho imponible que se compruebe.